Siempre he creído que esta problemática, ha sido generada en las películas, aquellas en las que el esposo nunca puede ver ni atender a su familia o empleados, por estar muy ocupado en una importante reunión. Hoy veo a dueños de negocio, gerentes y “managers”, llevando su laptop, cargador y jarrita de Starbucks, de una oficina a otra, colgando cartelitos de “Reunión en Proceso” y evaluando las decisiones de una gran serie de proyectos, que además, quien los ejecuta (si es que se ejecutan), nunca participa de estas reuniones.
Este fenómeno no es nuevo, incluso, yo había pensado que con el mar de herramientas y conceptos de gestión que hay disponibles hoy, ya esto no sucedía, pero los humanos somos expertos en hacer complejo lo sencillo y no al revés lamentablemente.
En el mundo laboral actual, especialmente en pequeñas y medianas empresas, y mucho más aún, ahora que el trabajo híbrido, presencial y remoto están presentes, existe un fenómeno que ha ganado fuerza y que afecta la productividad de los equipos: la “reunionitis”.
Este término informal, pero cada vez más popular, describe el exceso de reuniones innecesarias que sofocan la ejecución de proyectos. A menudo, el equipo pasa más tiempo planificando y revisando métricas que realmente implementando soluciones o acciones concretas.
Hoy veo reuniones para discutir lo que se dijo en la reunión ¡Es en serio Rick!
¿Qué es la "Reunionitis"?
La reunionitis es el hábito de llenar el calendario con reuniones interminables, en muchos casos sin un objetivo claro o resultados tangibles. Las reuniones son necesarias para alinear objetivos, revisar el progreso y tomar decisiones estratégicas. Pero, cuando se convierten en el centro de la jornada laboral y no dejan espacio para la ejecución, se produce un colapso en la productividad.
Este fenómeno, en el mejor de los casos, suele darse cuando las organizaciones, por un exceso de precaución o una cultura de micromanagement, sienten la necesidad de discutir cada pequeño detalle antes de pasar a la acción. Sin embargo, las reuniones frecuentes y prolongadas tienen un costo: disminuyen el tiempo disponible para ejecutar el trabajo real, generan fatiga en los empleados y, paradójicamente, ralentizan el progreso.
Según mi experencia, la Reunionitis es una forma muy elegante de alcanzar la “Postergación“, sí eso a lo que se llama “Procrastinación” tiene un nombre muy sencillo y útil en español… Sigamos…
Es muy lindo, muy elegante, algo así como llegar a Starbucks en un Mercedes clásico, el decir: “No te puedo atender, estoy en reunión“ o cosas como “Mamá, mi día fue muy pesado hoy, tuve muchas reuniones“.
Lo que yo sí veo sexy y elegante, es la ejecución, la prueba y el error, el triunfo y el fracaso de las ideas en acción.
Señales de que tu equipo sufre de "Reunionitis"
- Calendarios sobresaturados: Si tu día está lleno de reuniones que apenas te dejan tiempo para trabajar, es una clara señal de que algo no anda bien. Cuando las reuniones se vuelven una rutina diaria, en lugar de un evento ocasional y bien enfocado, estás frente a la reunionitis.
- Reuniones sin propósito claro: Cuando las reuniones se convocan sin un objetivo específico o una agenda clara, se convierten en una pérdida de tiempo. Las discusiones suelen ser vagas, se repiten temas ya tratados y rara vez se llega a conclusiones concretas.
- Decisiones pospuestas: ¿Cuántas veces has salido de una reunión sin una resolución o acción clara? Un síntoma clásico de la reunionitis es que, tras largas conversaciones, se posterga la toma de decisiones importantes, lo que retrasa los proyectos.
- Fatiga y desmotivación: El exceso de reuniones no solo afecta la productividad, sino también el bienestar del equipo. Los empleados empiezan a percibir las reuniones como una pérdida de tiempo y pueden desmotivarse al ver que no avanzan en sus tareas reales.
- Revisión constante de métricas sin ejecución: Aunque es importante medir el rendimiento, el exceso de análisis puede paralizar la acción. Si el equipo pasa más tiempo revisando gráficos y datos que implementando mejoras o soluciones, es un signo de que la reunionitis está frenando el progreso.
¿Por qué ocurre la "Reunionitis"?
- Miedo a la toma de decisiones: En algunas empresas, los líderes prefieren convocar reuniones en lugar de tomar decisiones rápidas. Esto puede deberse a una cultura de aversión al riesgo o la necesidad de buscar consenso constante entre todos los niveles.
- Micromanagement: Cuando los líderes sienten la necesidad de supervisar cada pequeño detalle, el número de reuniones se dispara. En lugar de delegar y confiar en su equipo, organizan reuniones continuas para revisar cada avance, lo que reduce la autonomía y la eficiencia.
- Falsa sensación de productividad: En ocasiones, asistir a reuniones da la ilusión de estar haciendo algo importante. Participar en debates, revisar métricas o contribuir a la planificación puede parecer trabajo real, pero si no conduce a la ejecución, solo es una fachada de productividad.
- Cultura de reuniones: En algunas organizaciones, las reuniones son parte del ADN. Es una manera arraigada de operar, aunque no sea la forma más eficiente. Los empleados, desde el nivel junior hasta la alta dirección, se acostumbran a este ritmo y lo perpetúan.
Cómo combatir la "Reunionitis"
- Establece agendas claras y objetivos definidos: Antes de convocar una reunión, asegúrate de que hay un propósito claro. ¿Qué se necesita discutir? ¿Qué decisiones deben tomarse? Las reuniones deben ser breves, enfocadas y orientadas a la acción.
- Reduce el número de reuniones: No todas las discusiones requieren una reunión. Utiliza herramientas de colaboración en línea, como correos electrónicos, chats corporativos o tableros de tareas para actualizar al equipo. Establece días sin reuniones, donde los empleados puedan centrarse en la ejecución.
- Invita solo a los necesarios: Uno de los mayores errores es convocar a reuniones a personas que no son esenciales para la discusión. Limita la asistencia a quienes realmente necesitan estar involucrados y asegúrate de que sus aportaciones sean necesarias para avanzar.
- Implementa reuniones rápidas: Si las reuniones son inevitables, adopta formatos más ágiles como las “stand-ups” de 15 minutos. Estas breves reuniones son útiles para actualizaciones rápidas y ayudan a mantener el enfoque.
- Fomenta la autonomía y confianza: Delega responsabilidad en tu equipo y confía en ellos para tomar decisiones sin la necesidad de reunirse constantemente para cada paso del proceso. Un equipo autónomo es más eficiente y motivado.
- Evalúa el impacto real de las reuniones: Revisa con tu equipo cuántas reuniones son verdaderamente necesarias. Pregúntales si las reuniones que tienen están ayudando a avanzar o simplemente retrasan el trabajo. Ajusta según el feedback recibido.
- Utiliza preguntas concretas, sobre problemas concretos: no permitas que en una reunión, se hagan lluvias de ideas sin control, planteas un problema, activas un segundero y en máximo 3 minutos, cada persona, de menor a mayor jerarquía, tiene máximo 1 minuto para ofrecer su respuesta, luego una votación sobre las ideas a ejecutar, se asignan responsables, objetivos, fechas límite y se acabó la reunión.
